布莱恩娜·汉森
1. 浪费时间
2. 安全性受损
3. 数据不准确
是时候抛弃电子表格了
啊，该死的电子表格！大量单元格包含与您的项目相关的所有内容。这是您必须记录所有项目变更、决策和批准的基本文件。随着您越来越依赖它，您最终会花更多的时间更新它而不是使用它。欢迎来到电子表格的阴暗面。
您可能会想，“当然，使用电子表格需要花费很多时间，但这是值得的。”你确定吗？
蒙特利湾水族馆的数字学习经理凯蒂·斯科特 (Katy Scott)使用电子表格来运行水族馆的各种教育项目。但电子表格成为了一个障碍，需要大量维护，而他的团队不需要这些。
“我们的教育项目是全国最好的，我们的团队在 Excel 电子表格上运行这些项目，”凯蒂说。 “但是，当我们意识到我们正在成长，而事情却从裂缝中溜走时，我们意识到这不是因为无能，而是因为沟通不畅。”
根据我们的工作管理调查，64% 的受访员工（样本超过 1,000 人）表示，他们通常将信息保存在电子表格或基于云的文档中。对于这 64% 的人来说，工作压力的 3 个主要来源如下：
任务优先级问题
缺少信息
不切实际的项目目标
事实证明了这一点：无论您在电子表格上花费多少时间，它们都是低效且昂贵的。让我们看看您在管理电子表格时做出的 3 个主要牺牲。
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1. 浪费时间
时间就是金钱，很明显，您在处理电子表格时浪费了大量时间。
电子表格会产生孤岛。团队分为几个人，分别处理自己的电子表格。这会带来灾难性的后果。您的团队给出或收到相互矛盾的反馈。旧数据取为最新数据。而且优先事项并不明确。没有人知道他们今天要做什么。更糟糕的是，没有人知道今天……什么时候交货？昨天 ？还是两周前？在您意识到之前，您最优秀的人员正在浪费时间更新电子表格。
我们来分析一下情况：假设您管理着一个 5 人的团队。该团队的每个成员每周花一个小时更新电子表格。总共每周 5 小时，每月 20 小时。假设一名全职员工的平均成本约为每小时 50 美元。您每月需要花费大约 1,000 美元来维护电子表格。哎哟。
解决方案：工作管理工具可以帮助您自动化电子表格要求的管理工作，使您能够专注于更重要的工作。 Wrike 等工具可以接管您必须执行的繁琐、重复性任务，例如创建模板和自动分配工作，并释放您和您的团队，以便您可以专注于您一直在从事的创造性工作。
2. 安全性受损
将 Excel 电子表格发送给您的团队后，它会发生什么？它包含的机密信息 意大利电话号码库 现在位于每个收件箱中。如果心怀不满的员工离开公司会发生什么？或者，如果外部人员访问了电子邮件怎么办？
电子表格花费了您多少时间和金钱 2
本地保存的电子表格受益于一些保护，例如限制访问，但这些保护主要关注结构而不是数据。包含机密数据的 Excel 电子表格如果遭到泄露，可能会造成极其高昂的代价，因此尽可能保护信息的安全非常重要，以便您可以随时控制对其的访问。
在线电子表格有更好的保护，例如查看权限，但您仍然面临很大的风险。
解决方案： 在工作管理工具中共享数据可以让您决定要共享的内容以及要保密的内容。
借助 Wrike，您可以选择谁可以随时查看、编辑和删除数据，同时将信息保存在一个安全的位置。
3. 数据不准确
您确定您拥有最新版本的 Excel 电子表格吗？如果你发给别人编辑，你怎么知道？您可能会浪费时间编辑旧版本的电子表格。
当然，在线电子表格会自动保存工作。但没有办法查看以前的版本。如果利益相关者想要查看文档的原始版本怎么办？不可能看到它并检索信息。
更不用说错误了。手动更新所有内容为这些问题敞开了大门。毕竟，我们是人类。
根据近年来进行的多项研究，88% 的电子表格包含“重大”错误。问题还不止于此。
根据全球电子表格风险管理资源欧洲电子表格风险兴趣小组(EuSpRIG) 的说法，某些错误可能会对企业产生实际影响，包括收入损失、破产或欺诈。
解决方案：工作管理工具允许您和您的团队协同工作，因此您的所有工作都可以实时完成。这样您就可以确保您始终使用最新版本。一切都会立即更新和备份。如果您需要文档的旧版本，Wrike 的修订历史记录允许您恢复文档的先前版本。
