劳拉·金宝
标志#1：工作请求是手动输入的并且来自多个渠道
迹象#2：没有将请求转化为项目的正式流程
通过自动启动明确定义的项目，为未来做好订单管理流程的准备
标志＃3：您的项目代表了一系列任务，它们在战略上与更广泛的目标没有联系
迹象#4：您无法查看和分享团队当前的工作
准备好更新您的订单管理流程了吗？
还记得《我爱露西》中的一集，她在巧克力工厂工作，无法跟上传送带上到达的巧克力流吗？
这就是试图控制大量传入项目时有时的感觉。在 RingCentral 一项关于工作中通讯应用程序超载的调查中，70% 的员工表示，他们收到的通讯量是最大的挑战之一。员工每小时在应用程序之间切换多达 10 次，31% 的人表示在这 匈牙利 电话号码库 样做时他们会失去思路。如果您的团队被来自各个方向的新工作淹没，并且他们的工具在孤岛中运行，那么他们根本无法按照您的业务所需的速度完成项目。
这听起来像您当前的工单管理流程吗？如果是这样，是时候更新它了。管理传入的工作请求并不是一个千篇一律的过程。利用接收订单的最佳实践可以帮助您适应。在这里，我们分析了表明您的订单管理流程已经过时的 4 个迹象，以及创建明确的项目接收流程的一些简单步骤，为您的团队的未来做好准备。
标志#1：工作请求是手动输入的并且来自多个渠道
电子邮件、即时消息或桌面上的存款，天哪！由于有如此多不同的沟通工具和风格，来自四面八方的传入工作请求会导致混乱。就像《我爱露西》中的场景一样，某些元素被半途而废，工作不令人满意，你越来越接近倦怠。
宽松的沟通可以在小团队中发挥作用，但随着您的业务发展，您需要一个工作请求管理流程来帮助您很好地管理当前工作和即将到来的工作。Centric Consulting 技术和营销副总裁 Mike Brannan在《CIO 杂志》上撰文表示，对于管理者来说，要跟上业务需求和不断变化的技术，他们必须开发流程和机制，独立的工作吸收系统来处理所有新事物，同时对所有事情保持严格和受控的流程。
管理人员必须能够管理当前的工作量和项目需求。然而，工作吸收任务可以自动化，例如合并请求并将其分配给适当的人员。您收到的请求越多，该过程就越长且重复性越高。
即使您的团队投资了协作工作管理工具，只要他们从多个渠道手动编译和输入新请求，您就不会节省时间，而且还面临着错误或冗余条目的风险。
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通过建立单一请求吸收流程，为未来的订单管理流程做好准备
使用工作管理工具将收到的工作请求从即时消息、电子邮件和聊天转移到单一渠道。最成功的团队使用请求表来收集即将到来的潜在项目，并将它们直接输送到项目地点。申请表是一种项目受理调查问卷，由主承包商填写，以帮助团队将项目放置在正确的位置。它们是在接收工作方面建立一致性的好方法，使您的团队免于搜索导致项目启动延迟的关键信息的麻烦。
要求所有新请求都通过这个单一流程发送；否则团队不会将其添加到其列表中。其他团队一开始可能会抵制这个系统，但他们很快就会发现他们的请求得到了更及时的处理。
例如， Esurance 的营销制作团队通过切换到不同的系统来接收请求并为每个传入项目建立单一信息源，每月从收件箱中删除 400 多封电子邮件。凭借 Wrike 清晰的订单管理流程，内部协作得到了根本改善，其他部门也很高兴，因为他们知道请求正在得到有序、及时的处理。这是像他们这样的团队会使用的项目接收表格的示例。
4 个迹象表明您的订单管理流程已过时 2
迹象#2：没有将请求转化为项目的正式流程
当您将请求定向到单个渠道时（该过程的第一步），您需要能够将这些请求转化为项目。如果不同的团队正在协作，请确定您将遵循的流程并定义每个团队的职责和期望。
在Wrike 的专业服务项目管理调查中，32% 的受访者表示响应收到的请求是一项挑战，28% 的受访者表示设置和安排项目是最大的挑战之一。即使请求位于单个位置，团队也可能难以以令人满意的方式将其转化为项目。事实上，97% 的受访者表示他们的项目仍存在不同程度的延误。出于什么原因？要求的变更。
如果您在将所有这些请求转化为令人满意的项目时遇到困难，或者您的项目似乎总是落后于计划，那么您并不孤单。根据对300 名机构领导的调查，52% 的受访者认为创意简报缺乏精确性。在另一项调查中，82% 的代理客户表示需要改进简报。为了让团队接受请求表并将其转化为项目，他们需要拥有正确的信息和易于遵循的启动流程。
通过自动启动明确定义的项目，为未来做好订单管理流程的准备
枯燥的工作看起来极其复杂。您需要平衡当前的工作、目标和资源。如何将新请求集成到此流程中？以下是订单管理流程的一些最佳实践。
在您的工作管理工具中使用动态请求表单。
动态请求表单允许您获取各种格式的信息，例如是或否答案、段落、复选框、日期、下拉列表、数字、附件等。表单会根据提供的信息自动调整以请求必要的信息，因此您的团队无需提出问题或手动输入信息。
设置您的工具以使用模板自动将请求转换为项目。
在 Wrike 等工具中，您可以设置触发器，自动将请求转化为任务或项目，并将其分配给适当的人员，这样在过程中就不会丢失任何内容。如果您的团队不断收到项目请求，则可以使用模板来大幅减少创建和管理可重复任务和项目所需的时间。查看 Wrike 预先设计的模板即可开始使用。
指定请求经理或设置审查请求的时间表。
无论您是要自动化项目模板还是分配，都可以指定某人来处理传入的请求。您还可以设置何时审核请求。例如，Wrike 的设计团队每周一都会审核请求，以便他们可以心无旁骛地计划项目和工作。客户赞赏这种透明度和明确的期望。
通过建立流程、使用工具帮助自动化工作并提前收集需求，您将防止项目落后于计划并改善团队之间的沟通。
